¿Cómo tener un mayor control sobre la información sensible dentro de tu empresa?
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En el día a día de una empresa, se generan y comparten cientos de documentos: contratos, informes, presentaciones, hojas de cálculo… Y aunque su contenido principal se protege con mucho cuidado, hay una parte que suele pasarse por alto: los metadatos. Esa información oculta o “los datos de los datos”, como el nombre del autor, la ubicación del archivo, las revisiones o los comentarios internos, puede convertirse en un riesgo real si no se controla adecuadamente.
Muchas filtraciones de información sensible no se producen por grandes ataques externos o ciberataques, sino por errores humanos o falta de supervisión en lo que se comparte. En este contexto, los metadatos actúan como una vía silenciosa de fuga que puede comprometer estrategias corporativas causando grandes pérdidas económicas o crisis reputacionales.
La principal solución en estos casos es la prevención. Metashield es una herramienta de la familia de TU, la marca de productos y servicios tecnológicos innovadores desarrollados por Telefónica Innovación Digital. Esta solución permite analizar, filtrar y tratar los metadatos ocultos en los documentos corporativos, garantizando que la información sensible no se exponga al compartir archivos. En este post te contamos cómo Metashield puede ayudarte a tener un mayor control sobre la información sensible que sale de tu empresa, reducir riesgos y reforzar tu estrategia de protección de datos desde la raíz.
Información sensible en las empresas: dónde se encuentra y cómo se gestiona
En el entorno empresarial, la información sensible está en todas partes: datos personales de empleados o clientes, planes estratégicos, informes financieros, propiedad intelectual, contratos… y, muchas veces, todo ello viaja en documentos aparentemente inofensivos. El problema surge cuando no se tiene visibilidad ni control sobre cómo se comparte esa información, ni qué “extras” pueden estar saliendo con cada archivo.
Una de las vías más invisibles, y a la vez más comunes, de filtración son los metadatos: fragmentos de información que se generan automáticamente en los documentos (quién lo creó, cuándo, desde qué dispositivo, versiones previas, comentarios internos…) y que pueden quedar expuestos al enviar por correo, subir a la nube o compartir por correo.
Además, el uso de múltiples canales como email, herramientas colaborativas o dispositivos personales complica aún más la trazabilidad y control de los datos. Muchas organizaciones y empleados no son plenamente conscientes de estos riesgos, ni de que están dejando puertas abiertas por las que puede escapar información sensible sin que nadie lo note.
TU Metashield: qué es y cómo ayuda a proteger la información de tu empresa
Metashield es una solución desarrollada por Telefónica Innovación Digital, diseñada específicamente para ayudar a las empresas a identificar, analizar y tratar los metadatos que pueden comprometer la seguridad de su información sensible. Forma parte del ecosistema de productos TU, y su objetivo es ofrecer un control exhaustivo sobre los datos ocultos que se generan de forma automática en documentos digitales.
Esta innovadora herramienta ofrece dos soluciones diferentes: Metashield for Outlook 365 y Metashield for Client. La primera permite detectar de manera automática tratar los metadatos de los archivos adjuntos que se desean compartir antes de ser enviados. Por otro lado, Metashield for Client permite a sus usuarios gestionar los metadatos de los archivos digitales desde sus propios equipos previo a ser compartido fuera de la organización.
Entre las principales características de los productos de Metashield destacan:
- Análisis completo del mapa de metadatos.
- Tratamiento de metadatos según la política de empresa definida y asociada a tipo de ficheros.
- Integración sencilla con los sistemas corporativos existentes, sin afectar a la operativa diaria.
Para las empresas, esto se traduce en una reducción de riesgos reputacionales, económicos y legales, mayor control sobre la información que se comparte y un avance hacia el cumplimiento de normativas en gestión de metadatos (ISO, GDPR, ENS…).
Anticípate a los riesgos ocultos en tus documentos con Metashield. Protege la información sensible de tu empresa desde el principio, tratando los metadatos antes de que se conviertan en una amenaza. Contacta con nosotros para reforzar tu empresa frente a la fuga de información sensible.
Graduado en Comunicación Audiovisual y en un máster en Dirección de Marketing, interesado en la innovación y en cómo conectar las marcas con las personas. Madrileño con tintes pamplonicas y seguidor del Atlético de Madrid. Actualmente aprendo en el equipo de marketing de Telefónica Innovación Digital.
