Guía definitiva: así puedes proteger la reputación de tu empresa
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La reputación de una empresa es uno de sus activos más valiosos. Se construye con esfuerzo, estrategia y comunicación, pero puede tambalearse en cuestión de segundos si la información que compartes no está realmente bajo control. Y no siempre hablamos de grandes filtraciones o ciberataques: a veces, el problema se esconde en los pequeños detalles, como los metadatos.
Cada vez que se comparte un documento dentro de una empresa, se manda mucha más información de lo que parece. Los metadatos son esa información oculta que acompaña a cada archivo y que puede revelar información sensible como nombres de autores, versiones internas, rutas de red, dispositivos utilizados o incluso la ubicación exacta de una foto.
Esta información, aunque pasa desapercibida a simple vista puede afectar a la reputación de una empresa si llega a las manos equivocadas. Una simple filtración de metadatos puede abrir la puerta a ataques dirigidos, exponer documentos sensibles o mostrar procesos internos que deberían permanecer privados.
Metashield es un conjunto de herramientas preventivas para combatir la fuga de datos sensibles que aparecen en los metadatos en entornos corporativos. Ayuda a proteger la información de las empresas y evitar fugas de datos.
Medidas clave para proteger la reputación de tu empresa en el entorno digital
La reputación de una empresa es la imagen que da una empresa al público y a sus grupos de interés. Construirla lleva tiempo, pero perderla puede ocurrir en minutos. No son solo campañas de marketing o acciones de comunicación externas, va más allá. Es lo que es la empresa en sí y cómo quiere que el mundo la vea. Por eso, es fundamental contar con un plan claro que permita anticiparse a posibles riesgos y fortalecer la confianza de clientes y colaboradores.
Para proteger esa reputación, es fundamental aplicar reglas simples pero efectivas. Aquí te dejamos algunas medidas clave que no pueden faltar a la hora de diseñar la estrategia reputacional de una empresa:
- Monitoriza tu marca en tiempo real: utiliza herramientas que rastreen menciones, reseñas y conversaciones sobre tu empresa en redes sociales, foros y medios digitales. De esta forma serás consciente de lo que piensan tus usuarios sobre tu empresa.
- Diseña un protocolo de gestión de crisis: establece roles, mensajes y canales de respuesta antes de que surja un problema. La velocidad y precisión son grandes aliados, cada minuto cuenta.
- Cuida la ciberseguridad: protege los datos y sistemas para evitar filtraciones o ataques que puedan dañar la confianza en tu marca.
- Fomenta la comunicación transparente: tanto en tiempos de calma como en momentos críticos, la sinceridad refuerza tu credibilidad.
- Genera contenido de valor: crea publicaciones, noticias y recursos que posicionen a tu empresa como experta y refuercen una imagen positiva.
- Escucha a tus clientes: responde de forma activa a sus opiniones y resuelve sus inquietudes, incluso las negativas, con empatía y profesionalidad.
- Analiza los metadatos antes de compartir archivos: muchos documentos contienen datos ocultos que pueden revelar más de lo que imaginas, especialmente en entornos corporativos. Herramientas como Metashield Clean-up Online permiten detectar y limpiar esa información sensible antes de enviarlos. Es gratuita y te ofrece una visión completa de los metadatos presentes en los archivos.
El refranero es rico, y ya nos advierte sobre estas situaciones “si quieres paz, prepárate para la guerra”, o “más vale prevenir que curar” son solo algunos de estos avisos. Muchas crisis reputacionales se pueden prevenir, aunque no siempre evitar. Las empresas no siempre pueden controlar todos los factores que afectan a su reputación digital, pero sí pueden prepararse para gestionar las crisis que surjan. Por ejemplo, una fuga de información sensible por compartir un documento con metadatos ocultos puede ser totalmente evitada. Estos detalles aparentemente pequeños, como los metadatos de un archivo, pueden contener información crucial que, si no se gestiona correctamente, puede poner en riesgo la reputación de tu empresa.
Cómo evitar fugas de información que dañen la reputación de la empresa con TU Metashield
¿Cuántos correos mandas en tu día a día en el ámbito laboral? En un mundo digital cada vez más interconectado, las fugas de información pueden ocurrir en cualquier momento y, a menudo, sin que nos demos cuenta. Los metadatos ocultos en documentos y archivos son un riesgo constante, ya que pueden contener información sensible que exponen a la empresa a posibles crisis reputacionales.
Metashield se encarga de analizar, filtrar y tratar los metadatos de los documentos de las empresas para compartirlos de forma segura. Ya sea al compartirlos por email a partners o clientes, intranets internas u otros canales digitales, garantiza la seguridad sobre la información de la organización. Tiene dos soluciones para proteger la información confidencial: Metashield for Outlook 365 y Metashield for Client.
Metashield for Outlook 365 analiza automáticamente los archivos adjuntos en busca de metadatos sensibles antes de que salgan de tu organización. Se integra de forma automática en Microsoft 365 y garantiza que tu comunicación externa esté libre de riesgos invisibles y fugas de información.
Metashield for Client escanea documentos localmente antes de compartirlos, detectando metadatos que pueden comprometer tu privacidad o seguridad. Compatible con múltiples formatos y personalizable según tus políticas, es la herramienta ideal para profesionales que manejan información confidencial desde dispositivos Windows en entornos corporativos.
La seguridad de los datos es esencial para proteger la reputación de tu empresa. Con Metashield, puedes prevenir fugas que comprometan la confianza de tus clientes y proteger tu imagen ante cualquier riesgo.
Si quieres proteger la información de tu empresa y evitar crisis reputacionales derivadas de un mal uso de los metadatos, ¡contacta con nosotros!
Graduado en Comunicación Audiovisual y en un máster en Dirección de Marketing, interesado en la innovación y en cómo conectar las marcas con las personas. Madrileño con tintes pamplonicas y seguidor del Atlético de Madrid. Actualmente aprendo en el equipo de marketing de Telefónica Innovación Digital.
